Оформление электронного больничного: порядок и сроки

Официальный сайт Нижегородского регионального ФСС

Электронные больничные в стране с июля 2017 г. введены законным путем. Насколько обосновано их внедрение, каковы имеются преимущества и недостатки, осталась ли альтернатива – об этом речь ниже. В статье расскажем про оформление электронного больничного, дадим образец заполнения.

Основные цели внедрения электронного больничного

Система социального страхования, многие годы действующая в стране, довольно часто вызывает нарекания. Нередки случаи нарушения гражданских прав, в результате чего назначения больничного пособия можно добиться только после обращения в суд. Особенно часто проблемы с получением БЛ возникают в случае ликвидации предприятия, при назначении выплат по БиР.

Возможность оформить электронный больничный лист (ЭБЛ) – один из действенных способов гасить возможные конфликты до их проявления. Кроме того, внедрение ЭБЛ поспособствует:

·         усилению контроля ФСС за фактами нетрудоспособности;

·         ликвидации мошенничества в страховой сфере;

·         минимизации рисков отказа в пособиях;

·         упрощению расчетных процессов по страховым ситуациям;

·         сокращению бухгалтерских издержек.

Выписка ЭБЛ возложена на младший медперсонал. Это освобождает доктора от дополнительной писанины и позволяет сосредоточиться на составлении индивидуального плана терапии для больного. Читайте также статью: → «Максимальная и минимальная сумма больничного: как правильно сделать расчет».

Важно! Врач сможет без промедления отправлять в фонд соцстраха все документы, на основании которых рассчитываются выплаты его пациенту.

Этапы и порядок работы с ЭБЛ

Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:

Этапы	Пояснение
1	Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ
2	Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение
3	Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением
4	ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»)
5	Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС
6	ФСС проводит назначение пособий и их выплату

Важно! Медучреждения и предприятия должны установить специальное ПО и получить ЭЦП. Только тогда выдача ЭБЛ становится возможной.

Алгоритм работы с ЭБЛ работодателю

Для того, чтобы предприятие могло работать с ЭБЛ, нужна подготовка. Присоединиться к проекту вправе любая компания и организация вне зависимости от того, большая она или маленькая. Что нужно сделать владельцу:

1.    Заключить с отделением фонда соцстрахования соглашение, подтверждающее информационное взаимодействие.

2.    Оформить усиленную электронную подпись.

3.    Приобрести и установить соответствующее ПО.

4.    Внести изменения в действующую учетную политику – предусмотреть отдельной записью, что компания принимает все БЛ, в том числе, и электронные.

5.    Открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru. Для этого организация регистрируется на сайте gosuslugi.ru.

Через личный кабинет происходит обмен информацией об ЭБЛ с ФСС. Сотрудник компании также может посмотреть свой ЭБЛ в кабинете застрахованного лица в cabinets.fss.ru.

Функции личного электронного кабинета страхователя:

·         получение данных о ЭБЛ, закрытого доктором;

·         ввод сведений о страховом стаже, заработке заболевшего сотрудника;

·         просмотр имеющихся ЭБЛ, их распечатывание;

·         оперативный обмен сведениями с ФСС;

·         выверка реестров БЛ, поданных в ФСС, поиск необходимых документов;

·         доступ к журналу обмена сведениями между компанией и ФСС;

·         поиск и ознакомление с пособиями, которые выплачены ФСС. Проводится по ФИО, СНИЛС сотрудника и статусу денежной компенсации;

·         загрузка в xml-файл перечня найденных в процессе проверки пособий и реестра недочетов и ошибок;

·         формирование в фонд соцстрахования обращений;

·         подача заявки в ФСС касательно записи на прием к конкретному сотруднику.

У работодателя есть выбор. Он вправе не подключаться к сайту и не открывать личный кабинет. Тогда его сотрудники смогут получать только обычный бумажный БЛ. Если и компания, и медучреждение участвуют в формировании ЭБЛ, заболевший сотрудник сам решает, в каком виде ему оформлять БЛ. Когда он выбирает электронный вариант, то должен написать письменное согласие в установленной Минтрудом форме.

Как заполнять электронный листок нетрудоспособности

Особенности заполнения ЭБЛ:

·         используемая форма БЛ такая, как и в бумажном варианте. Она утверждена в 2011 году;

·         бланк имеет отличную защиту. Его легко заполнить с помощью ПК, и это значительно упрощает труд медиков. В виде кодов зашифровывается отдельная информация;

·         главная особенность бланка – возможность обработки на ПК и машиночитаемость.

ЭБЛ заполняется по тем же принципам, что и бумажный образец. В него необходимо внести сведения касательно:

1.    Наименования организации и должности больного.

2.    Формы занятости – постоянной или по совместительству.

3.    Регистрационных номеров и кодов подчиненности компании.

4.    ИНН и СНИЛС сотрудника-больного.

5.    Количества полных лет страхового стажа.

6.    Средней зарплаты.

7.    Размера пособия.

8.    Общего количества денег, которые подлежат выдаче на руки.

9.    Условий начисления (спецкоды от 43 до 51). Если необходимо, то записывается несколько. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Работники медучреждения заносят информацию о:

·         названии своей организации;

·         ФИО и должности доктора;

·         причине временной нетрудоспособности в виде кода, состоящего из двух цифр.

Важно! Если ЭБЛ выдается более чем на 15 дней, нужны дополнительные подписи: главврача и председателя врачебной комиссии.

Удобно ли использовать ЭБЛ – плюсы

Работники ФСС считают, что в оформлении ЭБЛ есть плюсы:

Преимущества ЭБЛ
Для граждан	Для ФСС
Пациент не тратит время на сбор необходимых подписей и печатей. Нет нужды простаивать в очередях к доктору при получении и закрытии листа нетрудоспособности. Чтобы оформить ЭБЛ, понадобится несколько минут, поскольку сведения, вносимые в медкарту пациента и бумажный БЛ дублировать не нужно	Простота в обработке данных. Это позволяет анализировать статистическую информацию, не допуская при этом ошибок, и, соответственно, решения принимать правильно
Оперативное получение компенсации после закрытия БЛ. Человеку не придется ждать аванса или зарплаты, поскольку деньги перечисляются на банковскую карту (возможен и почтовый перевод)	Уровень контроля – высокий. Все ЭБЛ находятся на виду, проверить их легко, изменить – крайне сложно. Внести неправдивую информацию, оформить фальшивку – почти невозможно
Сохранность документа. Вероятность потери ЭБЛ или его повреждение исключены	Экономное расходование бумаги. Чтобы перенаправить информацию, она не нужна вовсе
Сведение ошибок в расчетах к минимуму. Контроль над процессом оформления ЭБЛ и переводом денег можно проводить из личного кабинета	Экономия квадратных метров. Для хранения ЭБЛ необходимость в отдельном кабинете отсутствует. Вся информация – в компьютере

Теперь у работников ФСС не будет возможности отказывать в пособии из-за даже незначительных недочетов в бумажных БЛ. В ЭБЛ это исключено. Читайте также статью: → «Порядок оплаты больничного листа за счет работодателя».

Недостатки ЭБЛ – насколько они серьезные

Идеальных вариантов решения любой проблемы не существует. Есть только наиболее оптимальные. Замена бумажных листов электронными – в числе рациональных. Минусы присутствуют, но они не могут перевесить преимущества. Среди недостатков ЭБЛ выделяются такие:

Минусы ЭБЛ для
работодателей	ФСС
Задержки выплат исключены	Необходимость дополнительного обучения сотрудников
Дополнительные затраты на специальное ПО и ЭЦП	Денежные расходы на ПО и ЭЦП
Освоение особенностей программы	Возможность сбоев в работе ПО и вытекающие негативные результаты
Технические системные сбои и их последствия	Недопустимость задержек в расчетах оплаты по больничному и отправлений компенсаций

Касательно минусов для сотрудников компаний, то они, скорее, морального содержания – покупка больничного листа и его подделка становятся невозможными. Для полного перехода на выдачу ЭБЛ во всех медучреждениях необходимо провести модернизацию и установить современное ПО.

Как оплачивается выданный ЭБЛ

Оплата по ЭБЛ производится так же, как и по бумажному. Но некоторые отличия, все же, существуют. Основное в том, что компенсация перечисляется на банковский счет сотрудника независимо от дня месяца. Не нужно ожидать зарплаты или аванса, чтобы получить оплату по БЛ. Первые три дня болезни оплачиваются работодателем. Компенсация касательно ухода за малышом или близким пожилым родственником проводится за счет ФСС. Это касается и БЛ, выданного в связи с БиР.

Сотрудник может проверить, правильно ли сделан расчет его компенсации. Для этого в системе есть калькулятор. ФСС сможет контролировать, в срок ли назначено пособие и вовремя ли выплачено. Для внутренней отчетности ЭЦБ можно распечатать или экспортировать в отдельный файл.

Что делать при наличии ошибок в ЭБЛ

Поскольку ЭБЛ заполняет человек, то вполне возможны ошибки. При их обнаружении, следует обратиться в медучреждение за оформлением дубликата.

Ошибкой не считается, если:

·         название организации записано в кавычках;

·         внесено сокращенное наименование компании, которое фактически не зарегистрировано;

·         при заполнении специальности доктора использовано сокращение.

Пример 1. В фирму поступил ЭБЛ сотрудницы, которая лечилась в условиях стационара в марте 2017 года. Пособие рассчитано и выплачено. Внутренняя ревизия в июне этого же года обнаружила ошибку в БЛ: вместо даты выдачи проставлено начало недуга, а не день выписки из лечебницы. Сотрудница обратилась с письменной просьбой в лечебное учреждение, и там оформили дубликат ЭБЛ с правильными датами в той же электронной форме. Инцидент был исчерпан.

Топ-5 популярных вопросов

Вопрос №1. Как больной получает ЭБЛ?

Когда доктор закрывает больничный, он сообщает пациенту его электронный номер. Также этот номер передается работодателю. Поэтому на руки пациенту документ не выдается. За указанным номером он может ознакомиться со своим ЭБЛ в личном кабинете на сайте, указанном выше.

Вопрос №2. Можно ли получить бумажный БЛ вместо электронного?

Медучреждение не имеет право заставлять больного оформить именно ЭБЛ. Если медучреждение и предприятие, где работает пациент, подключены к электронной системе, то только от больного зависит выбор формы. Во всяком случае, на данный момент времени. В дальнейшем, когда все организации и предприятия подключатся к системе и установят ПО, будут действовать только ЭБЛ.

Вопрос №3. Все ли предприятия обязаны переходить на выдачу ЭБЛ?

Поскольку малый бизнес с численностью до 25 человек не обязан сдавать отчеты в электронной форме, то можно сделать вывод, что и ЭБЛ они могут не оформлять. Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ.

Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ?

Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам. Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер.

Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ?

Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора. Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.

Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся. Пациенту нужно только обратиться в медучреждение за БЛ, как об этом сразу стает известно и в ФСС, и на работе. При подключении и клиники, и компании работодателя к электронному обмену информацией, сотрудник решает самостоятельно, какой бюллетень брать – обычный или электронный.

Внесенные в законодательство поправки не ставят однозначной цели полной замены БЛ с бумажных на электронные. Чтобы это стало возможным, понадобятся значительные денежные инвестиции.